Возможности конфигурации 1С: Документооборот
В конфигурации 1С: Документооборот имеется много интересных и полезных механизмов, которые нужно использовать, оптимизируя работу сотрудников.Сегодня рассмотрим механизм автоматической рассылки отчетов по электронной почте. Такая опция доступна в редакции ПРОФ и ДГУ.
Настройка рассылки отчетов в 1С: Документооборот
Для этого на панели «Настройка и администрирование» переходим в раздел «Рассылки отчетов» (Рис.1).
Выбираем кнопку «Создать», если мы хотим настроить рассылку отчета, или кнопку «Создать группу», если хотим создать группу для добавления в нее рассылок(Рис.2).
Для практического примера давайте настроим автоматическую рассылку отчета «Список задач, истекающих на дату», которая будет происходить по пятницам в 16-00 и получать её будут руководители подразделений. Начинаем с заполнения наименования рассылки (Рис.3).
Выпадающий список ячейки «Отправлять:» предлагает варианты:
- Отчеты указанным получателям;
- Свой отчет для каждого получателя;
- Только мне (личная рассылка автора).
По условиям нашего примера выбираем первый вариант, так как у нас нет условия формировать отчет по разрезам (например, подразделения) для каждого получателя отдельно.
Выбираем нужный вариант отчета по кнопке «Подобрать», в нашем случае «Список задач, истекающих на дату» (Рис.5).
На вкладке «Расписание» заполняем график и время рассылки(Рис.6).
На следующей вкладке «Доставка(эл.почта)» нужно настроить адресатов рассылки в нашем случае это «Руководители подразделений».
Обязательно нужно указать с какого адреса будет отправляться рассылка. Для этого используется предопределенная «Системная учетная запись». Настраивается администратором, для отправки писем(Рис.7).
На закладке «Дополнительно» выбирается формат отчета для отправки.
Можно поставить флаг отправлять пустой(Рис.8).
В окне настроек отчета можно произвести требуемый вариант отбора и сортировки данных отчета. На этом настройка рассылки завершена.
Рассылка отчета выполняется регламентным заданием, проверить настройки можно в разделе «Поддержка и обслуживание» – регламентные и фоновые задания (Рис.9).
Использование механизма рассылки отчетов позволяет убрать рутинную работу по формированию и рассылке отчетов. Дает возможность руководству иметь актуальную информацию всегда под рукой.