Эффективный документооборот

Давайте определимся, что такое эффективный документооборот.

Это совокупность мероприятий, которая упрощает и формализирует работу сотрудников предприятия, экономит ресурсы предприятия, ускоряет процессы принятия решений по текущим вопросам на предприятии и т.д.

Как оптимизировать документооборот в организации, чтобы в итоге он стал эффективен?

Мероприятия по оптимизации документооборота в организации и сокращению его объема можно разделить на группы: технические мероприятия и организационные.

К организационным мероприятиям оптимизации электронного документооборота  можно отнести такие как:

  • Анализ функций, задач и направлений деятельности организации и оптимизация на его основе процессов деловой активности (бизнес-процессов), и их документационного обеспечения;
  • Оптимизация правовой регламентации ДОУ (разработка инструкций по работе с документооборотом для пользователей; регламентов работы с документооборотом, должностных инструкций работникам и других нормативных правовых актов по работе с документами в организации и т. д.);
  • Необходимо грамотное распределение ответственности руководителей организации и работников при работе с документами; контроль за исполнительской дисциплиной;
  • Постоянное совершенствование работы с персоналом (подбор и расстановка кадров, обучение и повышение квалификации персонала и т.д.).

К техническим мероприятиям эффективной организации документооборота 1С можно отнести:

  • Своевременное выявление и обеспечение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
  • Внедрение и работу с информационными технологиями в документообороте.

Жизненный цикл документа

Понятие “жизненный цикл документа” применительно к электронным документам — это последовательность событий, которые  сопровождают создание и использование электронного документа в базе данных.

В 1С Документооборот реализованы несколько видов организационно – распорядительных документов: входящие, исходящие и внутренние документы.  Рассмотрим стадии “жизненного цикла документов” каждого из описанных выше .

Привожу здесь общие примеры “жизненных циклов”, поскольку иногда возникает необходимость подкорректировать время и порядок маршрута документов.

Внутренний документ и его “жизненный цикл”

  1. Создание документа.
  2. Согласование документа.
  3. Утверждение документа.
  4. Регистрация документа.
  5. Исполнение.
  6. Списание в дело.

Входящий документ и его “жизненный цикл”

  1. Прием и первичная обработка
  2. Регистрация.
  3. Рассмотрение руководителем.
  4. Исполнение.
  5. Списание в дело.

Исходящий документ и его “жизненный цикл”

  1. Создание проекта документа.
  2. Согласование проекта документа.
  3. Утверждение проекта документа.
  4. Регистрация документа.
  5. Отправка документа.
  6. Списание в дело.

Как видим, некоторые этапы “жизненного цикла документа” идентичны. 

Создание документа — это заполнение необходимых реквизитов во вновь созданном документе, добавление файлов, добавление виз согласующих лиц и сохранение документа в соответствующих журналах документов.

Согласование документа – процесс согласование направляет согласующему лицу задачу на согласование. Результатом выполнения является виза согласующего лица, с комментариями, если возникла необходимость. Находится виза на закладке Визы в карточке документа.

Утверждение документа – это когда процесс утверждения направляет задачу утверждающему лицу на утверждение документа.  Результатом выполнения задачи является электронная подпись подписанта.

Регистрация документа – процесс регистрации направляет задачу на регистрацию автору документа или лицу\роли, отвечающему за регистрацию документов в организации. Регистрационный номер может присваиваться автоматически или вручную.